Gesprekstool voor een constructief vooroverleg

De trechter van breed naar smal: 4 stappen

STAP 1: Startoverleg: projectdefinitie

De projectontwikkelaar (en eventueel de grondeigenaar) en de gemeentelijk omgevingsambtenaar (eventueel samen met de bevoegde schepen) gaan een breed verkennend gesprek aan.  

Er is voorbereiding gebeurd: de ontwikkelaar kent de juridische en de fysiek-ruimtelijke context van de site en is op de hoogte van de visie van de gemeente. De gemeente stelt zo veel mogelijk info pro-actief ter beschikking.

“Bij de interne voorbereiding, zeker bij de wat complexere dossiers, gaan we uit van een goede voorbereiding van de initiatiefnemer. Een goede voorbereiding is een goede analyse, niet alleen van het juridische en planologische kader, maar ook van de situatie zoals deze is: bestaande waterhuishouding, groenelementen, … vertrekken vanuit een zo correct mogelijke bestaande toestand.“ (Bruno Minnebo, Stad Gent, 2024)

Indien beide partijen goed voorbereid zijn kan er op dat startoverleg al een gezamenlijke projectdefinitie op grote inhoudelijke lijnen benoemd worden.  

STAP 2: Concept en visie

Vanuit een duidelijke en door beide partijen gedragen projectdefinitie werkt de ontwikkelaar aan een visie en een stedenbouwkundig concept voor de site. Dat is nog niet gedetailleerd tot op architecturaal ontwerp. Het omschrijft de meest belangrijke keuzes op vlak van water, groen, mobiliteit, energie, sociaal leven, typologie en functiemix en relatie tot de omgeving. Het brengt schematisch grote ontwerplijnen in beeld en toont hoe het project zal functioneren.  

STAP 3: Schetsontwerp en variaties/ participatie  

Als er een gemeenschappelijke visie is tussen overheid en ontwikkelaar over het concept kan het eigenlijke ontwerpen echt beginnen. Ook hier starten we breed met meerdere schetsontwerpen. Dit is een fase van ontwerpend onderzoek. Nog steeds zijn details niet aan de orde, de verschillende mogelijkheden worden onderzocht.  

In deze fase kan het goed zijn om omwonenden te beluisteren via een participatiemoment: welke noden ervaren zij? Hoe kan het project een meerwaarde zijn voor hun leefomgeving en woonkwaliteit, bijvoorbeeld toegankelijke groene ruimte, een trage weg, deelauto’s, een overdekte fietsenstalling, laadplaatsen, toegang tot het warmtenet...

STAP 4: voorkeursvariant  

Eens het lokaal bestuur en de ontwikkelaar het eens zijn over de voorkeursvariant kan dit ontwerp verder uitgewerkt worden. Daarbij komen ook de eerder technische vraagstukken (hemelwater, brandweer, adressering, openbaar domein, …) in beeld om verder te onderzoeken en uit te werken.  

Informeer buren over het uiteindelijke ontwerp.

“De lokale omgevngsambtenaar heeft een begeleidende rol, een modererende rol wanneer tegenstrijdige standpunten of adviezen komen en een oplossingsgerichte rol om het project vooruit te helpen,… het resultaat is een ontwerp waar ontwikkelaar en lokaal bestuur achter staan en die klaar is om in vergunningsprocedure te gaan.” (Bruno Minnebo, Stad Gent, 2024)  

Let op: een trechter is geen fuik, maar ook geen vliegend projectiel

De overheid geeft feedback en begeleidt iedere stap zodat wat voorligt kan aangepast worden en we dus even een stapje terug zetten. Voortgang bewaken is hierbij heel belangrijk, zodat het proces niet te frustrerend wordt. Het is wel belangrijk om alles te doen om te voorkomen dat ineens twee stappen teruggezet moeten worden. Er kunnen altijd onverwachte zaken opduiken of nieuwe inzichten ontstaan, maar besef dat dit voor je gesprekspartner als onbetrouwbaar over komt, dus probeer dit maximaal te vermijden, door vooarf bij iedereen vodloende af te toesten en alle mogelijke advies in te winnen.  

A, B, C, D

Financiële meerwaarde en risico, het rekenmodel van de projectontwikkelaar

Zoals iedere goede huisvader moet een projectontwikkelaar op zijn centen letten. Gemeentelijk omgevingsambtenaren die een basisinzicht hebben in de marge op kost en de residuele grondwaarde hebben meer inzicht hoe een projectontwikkelaar een rekenmodel actief inzet gedurende de gesprekken. Welke marge op kost wenst de ontwikkelaar voor dit project en hoeveel flexibilteit zit hierin? Kan de grondwaarde berekend  worden op basis van de effectieve (on)mogelijkheden op de site of is de ontwikkelaar reeds eigenaar?

Het rekenmodel is dus onlosmakelijk verbonden met de ontwikkelaar als gesprekspartner. Maar ook het rekenmodel moet zo breed mogelijk open blijven aan het begin van het proces en stelselmatig te verfijnen, door scenario’s uit te werken en gezamenlijke keuzes te maken. Openheid en eerljkheid hierover helpt de gesprekken vooruit. Veel ontwikkelaars lijken te denken dat ze met een maximaal te realiseren scenario aan de tafel moeten komen, omdat er toch zal onderhandeld worden om lager te gaan. Die strategie is echter niet effectief omdat het gesprek zich dan vaak tot de  “kaasschaaf” beperkt. Dan wordt goede ruimtelijke kwaliteit enkel nog afgewogen aan het aantal wooneenheden die er kan gerealiseerd worden, terwijl densiteit maar één aspect is die meegenomen wordt in de afweging, en er veel meer maatschappelijk te winnen valt door veel meer op de ander aspecten te focussen.

Samen een goed project realiseren, met respect voor elkaar rol en elkaars randvoorwaarden is het uitgangspunt. Het rekenmodel heeft veel knoppen om aan te draaien aan het begin van het traject en steeds minder op het einde. Als een ontwikkelaar bereid is zo om te gaan met het project, staat hieregenover dat de overheid de eisen en verwachtingen zo veel mogelijk duidelijk maakt aan het begin van het proces en er geen ‘verrassingen’ opduiken op het einde.

Ook dit jaar vindt er een lerend netwerk plaats! Stel je hier kandidaat met een case vóór 7 juni. Meer info over het lerend netwerk vindt u hier.

De data waarop het lerend netwerk zal plaatsvinden zijn 19 sept, 17 okt okt en 7 nov.

‍